麥萍正色道：“楚天，這次你回來(lái)，按照咱們之前說(shuō)的，我打算讓你去計(jì)調(diào)部去工作，你有什么想法？”
我說(shuō)：“我同意，我愿意去計(jì)調(diào)部?！?br/>
麥萍說(shuō)：“業(yè)務(wù)部、導(dǎo)游部你都鍛煉過(guò)了，都做的不錯(cuò)，旅行社三大主要部門你就還剩下計(jì)調(diào)部沒(méi)有去了，希望你在計(jì)調(diào)部能同樣做的很出色?！?br/>
我說(shuō)：“我會(huì)努力去做好的?！?br/>
麥萍說(shuō)：“海霞調(diào)到集團(tuán)去了，做我姐的助理，計(jì)調(diào)部總監(jiān)前幾天請(qǐng)了產(chǎn)假，一時(shí)半會(huì)兒回不來(lái)上班，現(xiàn)在計(jì)調(diào)部是由我先主持著工作。”
我一怔，脫口而出：“你熟悉計(jì)調(diào)工作？”
麥萍瞪眼看著我：“怎么著？我既然能做總經(jīng)理，當(dāng)然要熟悉計(jì)調(diào)工作。你以為呢？你以為我整天嘻嘻哈哈就不懂業(yè)務(wù)了？你以為我麥萍做到這個(gè)位子上就是靠我姐的關(guān)系？靠……你個(gè)死楚天，竟然這么小看我?！?br/>
我不敢做聲了。
麥萍哼了一聲：“好吧，我先給你介紹下計(jì)調(diào)工作的基本流程，給我聽著……”
麥萍似乎是想在我面前驗(yàn)證下自己不是吃閑飯的，而我現(xiàn)在也正好需要了解計(jì)調(diào)部的基本工作流程。
我專注地看著麥萍。
麥萍開始說(shuō)了：“計(jì)調(diào)的工作流程是這樣的，首先是報(bào)價(jià)，就是根據(jù)對(duì)方詢價(jià)編排線路，以報(bào)價(jià)單提供相應(yīng)價(jià)格信息。然后呢，是計(jì)劃登錄，接到組團(tuán)社書面預(yù)報(bào)計(jì)劃，將團(tuán)號(hào)、人數(shù)、到達(dá)時(shí)間等相關(guān)信息登錄在當(dāng)月團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表中。接著是編制團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表，編制接待計(jì)劃，將人數(shù)、陪同數(shù)、抵達(dá)離開的航班車次、時(shí)間、住宿酒店、餐廳、參觀景點(diǎn)、地接旅行社、接團(tuán)時(shí)間及地點(diǎn)、其他特殊要求等逐一登記在團(tuán)隊(duì)動(dòng)態(tài)表中……”
麥萍講地很流暢，我用心聽著。
麥萍繼續(xù)說(shuō)：“然后要做的是計(jì)劃發(fā)送，向各有關(guān)單位發(fā)送計(jì)劃書，逐一落實(shí)。這一項(xiàng)的工作內(nèi)容比較具體，用房，用車，用餐，都要根據(jù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店、協(xié)議車隊(duì)、協(xié)議餐廳發(fā)送訂房訂車訂餐計(jì)劃書，并要求對(duì)方書面確認(rèn)以上這三項(xiàng)，如遇變更，要及時(shí)做出更改件，以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對(duì)方書面確認(rèn)。
再有就是返程交通，要仔細(xì)落實(shí)并核對(duì)計(jì)劃，向票務(wù)人員下達(dá)訂票通知單，注明團(tuán)號(hào)、人數(shù)、航班或者車次、用票時(shí)間、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變更，及時(shí)通知票務(wù)人員……”
麥萍講得很專業(yè)，我邊聽邊用心記。
“接下來(lái)就是計(jì)劃確認(rèn)，要逐一落實(shí)完畢后，編制接待確認(rèn)書，加蓋確認(rèn)章，以傳真方式發(fā)送至組團(tuán)社并確認(rèn)組團(tuán)社收到。之后是編制團(tuán)隊(duì)概算單，注明現(xiàn)付費(fèi)用、用途。送財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，填寫借款單，與概算單一并交部門經(jīng)理審核簽字，報(bào)總經(jīng)理簽字后，憑概算單、接待計(jì)劃、借款單向財(cái)務(wù)部領(lǐng)取借款。下一步就是下達(dá)計(jì)劃，編制好接待計(jì)劃后，由計(jì)調(diào)人員簽字并加蓋團(tuán)隊(duì)計(jì)劃專用章，通知導(dǎo)游人員領(lǐng)取計(jì)劃及附件。然后編制結(jié)算，填制公司團(tuán)隊(duì)結(jié)算單，經(jīng)審核后加蓋公司財(cái)務(wù)專用章。于團(tuán)隊(duì)抵達(dá)前將結(jié)算單傳真至組團(tuán)社，催收。最后一項(xiàng)，是報(bào)帳……”
聽麥萍講完計(jì)調(diào)工作基本流程，我不由暗暗佩服麥萍了，她確實(shí)是懂業(yè)務(wù)的。
麥萍得意地看著我：“都記住了？”
我點(diǎn)點(diǎn)頭：“記住了?！?br/>
“記住了就好，我然后給你講講做計(jì)調(diào)工作需要引起注意的地方?！?br/>
“好！”我認(rèn)真地看著麥萍。
“計(jì)調(diào)工作對(duì)從業(yè)人員有十分嚴(yán)格的要求。對(duì)于初次從事計(jì)調(diào)工作的人員來(lái)說(shuō)，總有一些工作不到位，即便是一些老計(jì)調(diào)，也容易犯一些常識(shí)性錯(cuò)誤。以下是我總結(jié)出的旅行社計(jì)調(diào)工作幾大禁忌……”
我全神貫注地看著麥萍。
“計(jì)調(diào)在與相關(guān)合作單位確定吃、住、行、游、購(gòu)、娛等方面的接待事宜時(shí)，必須要以接收到對(duì)方蓋有公章或者業(yè)務(wù)專用章的確認(rèn)函、或者對(duì)方蓋有公章或者業(yè)務(wù)專用章的傳真確認(rèn)件為準(zhǔn)，不能接受對(duì)方的口頭確認(rèn)或者網(wǎng)絡(luò)聊天確認(rèn)，即使對(duì)方是很熟的合作對(duì)象也不可以。
“計(jì)調(diào)人員做事要有條理、有計(jì)劃，要分清輕重緩急，更要準(zhǔn)備好各種情況下的處理預(yù)案，要對(duì)每一個(gè)運(yùn)行團(tuán)隊(duì)的基本情況爛熟于心，并適時(shí)進(jìn)行雙向的信息溝通。對(duì)每一項(xiàng)需要回復(fù)的要求都應(yīng)予以重視，絕對(duì)不能拖延或者應(yīng)付。要縝密嚴(yán)謹(jǐn)，心細(xì)如發(fā)，目光如電，能夠發(fā)現(xiàn)接待計(jì)劃中的細(xì)微變動(dòng)，要對(duì)特殊要求仔細(xì)研究，要有重復(fù)檢查及細(xì)節(jié)檢查的意識(shí)。
“計(jì)調(diào)要對(duì)本接待區(qū)域的吃、住、行、游、購(gòu)、娛等事項(xiàng)全面了解并實(shí)地查看，還要掌握這些事項(xiàng)的最新變化，要以最優(yōu)化的組合，妥善安排旅游接待計(jì)劃。對(duì)于一些諸如看日出、觀潮汐、進(jìn)場(chǎng)館看比賽等活動(dòng)，要嚴(yán)格掌握時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)則、禁忌、路線等等。在安排團(tuán)隊(duì)接待計(jì)劃及接待人員時(shí)一定要聯(lián)系本團(tuán)的外聯(lián)人員，向他詳細(xì)了解團(tuán)隊(duì)的有關(guān)信息及特殊要求，并據(jù)此作出有針對(duì)性的接待計(jì)劃……”
麥萍滔滔不絕地說(shuō)著，我凝神用心聽著，邊掏出筆記本做著要點(diǎn)記錄。
我不敢再小看麥萍了，沒(méi)想到平時(shí)大大咧咧嘻嘻哈哈的麥萍竟然對(duì)旅行社業(yè)務(wù)熟悉到這個(gè)程度，看來(lái)她這個(gè)總經(jīng)理還真不是靠關(guān)系得來(lái)的。
麥萍最后說(shuō)：“計(jì)調(diào)是旅行社完成地接、落實(shí)發(fā)團(tuán)計(jì)劃的總調(diào)度、總指揮、總設(shè)計(jì)。事無(wú)巨細(xì)，大權(quán)在握，具有較強(qiáng)的專業(yè)性、自主性、靈活性。如果說(shuō)外聯(lián)是辛勤的采購(gòu)員，那么計(jì)調(diào)就是烹飪大師，經(jīng)他們的巧手要把酸、甜、苦、麻、辣、咸的不同滋味調(diào)制出來(lái)以滿足不同團(tuán)隊(duì)的口味。計(jì)調(diào)人員不僅要埋頭拉車，也要抬頭看路，要先學(xué)一步，快學(xué)一步，早學(xué)一步，以豐富的知識(shí)武裝自己，以最快的速度從各種渠道獲得最新的資訊，并付諸研究運(yùn)用，只有這樣，才可以春江水暖鴨先知。虛心苦學(xué)、知識(shí)化運(yùn)作其實(shí)是最大的竅門……”
麥萍說(shuō)完之后，我怔怔地看著她。